Ludzie i jakość komunikacji pomiędzy nimi mają decydujący wpływ na to jak funkcjonuje firma wewnątrz, a to przenosi się na relacje pomiędzy klientem, a firmą.

Im większa firma, tym więcej spotkań. Spotkania projektowe, „burze mózgów”, rozmowy indywidualne, różnego rodzaju podsumowania, narady zarządów czy w końcu codzienne odprawy.

Są potrzebne, a nawet konieczne.

Słyszę jednak bardzo często, że jest ich zbyt wiele, zajmują mnóstwo czasu, a ich mnogość sprawia, że tracą na wartości.

Co zrobić, żeby były efektywne?

1) Konieczny jest jasno określony cel i plan spotkania.

Przed spotkaniem należy przygotować listę tematów, które mają zostać podjęte. Warto już na początku określić jaki efekt chcemy uzyskać w momencie zakończenia spotkania tj. podjęte decyzje, rozdzielenie zadań, zebranie wniosków wynikających z podjętej dyskusji etc.

Można również określić blok czasowy na problemy, które zgłaszane są przez uczestników spotkania, ale jeśli ma to być większe spotkanie to efektywniej jest jeśli uczestnicy przed spotkaniem poinformują o tym organizatora spotkania.

2) Uczestnicy spotkania – czy zawsze więcej znaczy lepiej?

W wielu miejscach istnieje tendencja do dopraszania pracowników na tzw. „wszelki wypadek”, bo „może się przydadzą”. To powoduje, że tematy, które są podejmowane mogą nie być w kręgu ich zainteresowań, a podejmowane decyzje są zupełnie poza ich kompetencjami i poziomem decyzyjności. Co gorsza najpierw zaprasza się takie osoby, a później nikt nie jest zainteresowany tym, żeby ich posłuchać i dopuścić do głosu. Cóż im zostaje? Siedzieć, nudzić się i marnować swój czas.

Zawsze należy określić konkretną grupę zaproszoną na spotkanie i odpowiedzieć sobie dlaczego kogoś zapraszamy i jakie mamy oczekiwania względem tej osoby tzn. co może wnieść w nasze spotkanie lub czy są inne powody, dla których ważna będzie jej obecność.

3) Czas trwania spotkania.

Ten punkt funduje nam powrót do planu spotkania (patrz pkt 1). Jeśli już mamy plan to należy go przestrzegać i zwrócić uwagę na to czy trzymamy się jego założeń. W innym wypadku mnogość dygresji i tematów sprawią, że spotkanie będzie kolejnym, które nic nie wnosi.

Punktualność! Prawdopodobnie czytając te słowa myślisz sobie „skąd ja to znam?” :) Rzadko kiedy zdarza się, żeby spotkania rozpoczynały się o czasie, a raczej standardem są „kwadranse studenckie”. Każda kolejna osoba, która przychodzi po ustalonym czasie rozbija spotkanie i rozprasza uczestników.

Widziałem już różne sposoby radzenia sobie z tym problemem np. osoba, która się spóźnia, na koniec spotkania wygłasza jego podsumowanie (patrz pkt 5).

4) Osoba prowadząca.

Jedna osoba, maksymalnie dwie (to zależy od spotkania) wystarczą do tego, żeby prowadzić spotkanie i moderować dyskusję.

W przypadku paneli dyskusyjnych dość często pojawiają się emocje i trwa zażarty bój o to kto ma rację i właśnie wtedy konieczna jest interwencja prowadzących. Oczywiście zdecydowana większość spotkań prowadzona jest przez managerów, którzy są najwyżej ulokowani w strukturze firmy i to najczęściej oni koordynują ich przebieg. Gorzej jeśli nie wiedzą jak to robić, dlatego zachęcam do udostępnienia tego wpisu na swoich tablicach facebookowych – być może ten artykuł otworzy oczy komuś takiemu, a Wy uratujecie czas i oszczędzicie negatywnych emocji jego podopiecznym :).

5) Podsumowanie podejmowanych tematów, wyznaczenie działań, osób odpowiedzialnych.

Każdy podjęty temat, który nie został zamknięty na spotkaniu i ma mieć swoją kontynuację powinien mieć określonego opiekuna i termin kolejnego działania a nawet, jeśli to możliwe, zakończenia jego realizacji.

6) Osoba notująca.

Spotkanie powinno pozostawić po sobie jakąś notatkę, którą przygotowuje jedna osoba. Dobrą praktyką jest również przejście przez podjętą tematykę na koniec spotkania tj. podsumowanie tego co zostało powiedziane i spisane – wyklucza to sytuację, w której osoba notująca o czymś zapomniała.

Podstawowa wersja notatki powinna zawierać osoby uczestniczące, podejmowane tematy i to wszystko co wynika z powyższego punktu 5.

Maksymalnie następnego dnia notatka w formie mailowej powinna trafić do wszystkich uczestników spotkania, a oni mogą przekazywać ją dalej do swoich współpracowników.

Zwrócenie uwagi na powyższe elementy zapewni większą efektywność, oszczędność czasu, osiągnięcie zakładanego celu, przełożenia wizji i planów na konkretne działania, za które odpowiedzialne są wyznaczone osoby w jasno sprecyzowanym terminie.

W najbliższym czasie odbiorcy mojego newslettera otrzymają w prezencie wzór i gotowy formularz notatki, którą można wykorzystać na potrzeby każdego spotkania - zapisz się do newslettera, a trafi również do Ciebie!

Trzymam kciuki za owocne spotkania!