Niezależnie od tego jakie szkoły skończyliśmy i jakie mamy za sobą doświadczenia
życiowe i zawodowe, nie jesteśmy w stanie mieć pełni wiedzy. Naturalnie, że są
pewne liczby, cele, wyniki, wiedza merytoryczna oraz konkretne kompetencje,
które są pożądane do odpowiedniego zarządzania na danym stanowisku, ale nie
jest tak, że manager zawsze i wszędzie musi wiedzieć wszystko.
Jeśli manager ma odpowiednie relacje ze współpracownikami to
nie boją się oni go pytać o poradę, rekomendacje czy nawet o jego wizję na
rozwiązanie określonego problemu. Zdarza się również, że manager zostaje
poproszony o konkretną decyzję, a nie potrafi jej podjąć, ponieważ nie czuje
się kompetentny lub nie czuje się na siłach, żeby tu i teraz decydować w danej
sprawie.
Brak umiejętności odpowiedzenia na pytanie tu i teraz, nie
świadczy źle o osobie zarządzającej, natomiast ważne jest, żeby potrafiła z
tego wybrnąć. Tylko jak?
Oto "7 elementów", które są gotową receptą na rozwiązanie problemu:
1) Powiedz swojemu rozmówcy lub zespołowi, że nie wiesz na
ten moment jaka jest odpowiedź lub jaką decyzję powinieneś podjąć. Potrzebujesz
się nad tym zastanowić, przemyśleć, a może nawet skonsultować to z osobą
trzecią, która może Ci w tym pomóc (to bardzo często moment, w którym
managerowie i przedsiębiorcy kontaktują się ze mną :)).
2) Określ konkretny termin, w którym najpóźniej wrócisz z
informacją zwrotną (jeśli Twoja odpowiedź lub decyzja jest na tyle istotna, że
może mieć wpływ np. na plan realizacji jakiegoś projektu to warto zapytać, na
kiedy Twoja odpowiedź jest potrzebna). Dzięki takiej komunikacji, druga strona
wie kiedy uzyska odpowiedź i nie przychodzi każdego dnia z pytaniem „czy już
coś wiadomo?”.
3) Zapisz sobie w kalendarzu, telefonie lub w każdym innym
wygodnym dla Ciebie miejscu treść Twojego zadania/pytania i datę, którą
zadeklarowałeś jako przedstawienie odpowiedzi.
4) Przygotuj odpowiedź/decyzję.
5) Dotrzymaj terminu i najpóźniej w dniu, na który umówiłeś
się z drugą stroną, przedstaw swoją odpowiedź lub decyzję. Zakomunikuj to
osobie lub osobom, z którymi byłeś na to umówiony. Jeśli jest to większa grupa
osób i nie wszyscy są tego dnia w pracy to oprócz bezpośredniej komunikacji z
osobami zainteresowanymi, warto także wysłać maila do tych, którzy nie mogli
uczestniczyć w spotkaniu.
6) Jeśli nie uda Ci się określić odpowiedzi, którą
powinieneś przekazać w umówionym terminie, to Twoim obowiązkiem jest
poinformować o tym drugą stronę. Tak, to jest moment, w którym mile widziane
jest słowo „przepraszam”, a zaraz po nim określenie nowego terminu na ustalenie
odpowiedzi.
7) Nie możesz dopuścić do sytuacji, w której umawiasz się na
konkretny termin, a zapominasz o sprawie lub nawet świadomie do niej nie
wracasz. Możesz być pewny, że jeśli nie przygotujesz odpowiedzi to Twoi
współpracownicy o tym nie zapomną, a jedynie poczują się zlekceważeni.
Stosując taką komunikację unikniesz frustracji w zespole, a
w zamian za to będziesz skutecznie budował autorytet managera.
Zapisz się do NEWSLETTERA „Managera z Głową” i jako pierwszy
dowiaduj się o nowych wpisach, webinarach, szkoleniach oraz wydarzeniach
rozwojowych dla managerów. Pamiętaj - „Nie ma managera bez dobrego newslettera!”;)